Tietosuojaseloste / Rekisteriseloste – Rekrytointi- ja uutiskirjerekisteri

1 Rekisterinpitäjä

Pioneerit Group Oy (Y-tunnus 3437408-6)
Vallikallionkatu 7, 02760 Espoo, Suomi

juhani.kulmala(at)pioneerit.fi | 050 550 9310

2 Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Juhani Kulmala
juhani.kulmala(at)pioneerit.fi | 050 550 9310

3 Rekisterin nimi

Rekrytointi- ja uutiskirjerekisteri

Rekisteri koostuu kahdesta erillisestä tietokokonaisuudesta:

  1. Rekrytointitiedot
    (työnhakijoiden hakemukset ja rekrytointiprosessin tiedot)

  2. Uutiskirjeen tilaajatiedot
    (uutiskirjeen tilaus- ja peruutustiedot)

Rekrytointitiedot ja uutiskirjetiedot muodostavat toisistaan erilliset käsittelykokonaisuudet.

Uutiskirjeen tilaaminen on vapaaehtoista eikä vaikuta hakemuksen käsittelyyn.


4 Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Tarkoitus Oikeusperuste
Hakemusten vastaanotto ja käsittely, yhteydenpito hakijaan, haastattelujen järjestäminen ja valintapäätöksen tekeminen Pioneerit Groupille GDPR 6(1)(b) – sopimusta edeltävät toimet (työsopimuksen valmistelu) ja/tai GDPR 6(1)(f) – oikeutettu etu (rekrytoinnin toteuttaminen)
Hakijan osaamisen ja soveltuvuuden arviointi, hakemuksen luokittelu ja rekrytointiprosessin hallinta (ml. statukset, muistiinpanot, arvioinnit) GDPR 6(1)(f) – oikeutettu etu (rekrytoinnin hallinta ja dokumentointi)
Hakijan suostumuksella hakijapankki tulevia rekrytointeja varten GDPR 6(1)(a) – suostumus
Hakijan suostumuksella osaajaprofiilin esittely asiakasyrityksille GDPR 6(1)(a) – suostumus
Uutiskirjetilauksen hallinta ja viestien lähettäminen GDPR 6(1)(a) – suostumus
Viestinnän tekninen toteutus, toimitusvarmuus ja tietoturva (esim. väärinkäytösten estäminen, virhetilanteiden selvittäminen, estolistat) GDPR 6(1)(f) – oikeutettu etu (palvelun turvallisuus ja viestien toimivuus)
Oikeudellisten vaateiden käsittely ja puolustaminen (tarvittaessa) GDPR 6(1)(f) – oikeutettu etu (oikeusvaateiden käsittely ja puolustaminen) ja/tai GDPR 6(1)(c) – lakisääteinen velvoite (tilannekohtaisesti)

4.1 Tietojen antamisen välttämättömyys

Joidenkin tietojen (kuten nimi ja yhteystiedot) antaminen on välttämätöntä hakemuksen käsittelemiseksi ja rekrytointiprosessin toteuttamiseksi.

Uutiskirjeen toimittaminen edellyttää vähintään sähköpostiosoitetta.

Ilman näitä tietoja emme voi käsitellä hakemusta tai toimittaa tilattuja viestejä.

4.2 Erityiset henkilötietoryhmät

Pyydämme välttämään erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen (esim. terveyttä koskevat tiedot) toimittamista hakemuksessa, ellei niitä ole erikseen pyydetty.

Jos tällaisia tietoja kuitenkin annetaan ja niiden käsittely on välttämätöntä, käsittelemme niitä vain soveltuvan lainsäädännön mukaisella perusteella ja vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen.

4.3 Oikeutettu etu

Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, perusteena on rekrytointiprosessin toteuttaminen, tietoturvan varmistaminen sekä mahdollisten väärinkäytösten ehkäisy ja selvittäminen.

Hakijalla on oikeus vastustaa tällaista käsittelyä kohdassa 10 kuvatulla tavalla.


5 Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Ryhmä Esimerkkejä
Perustiedot nimi, puhelin, sähköposti, osoite
Taustatiedot koulutus, työhistoria, osaaminen/taidot, kielitaito, palkkatoive, toivottu aloitusajankohta
Tehtäväkohtaiset lisätiedot ajokorttiluokka, pätevyydet, portfolio-linkki, videovastaukset (jos kysytty)
Visuaalinen aineisto profiilikuva (jos annettu)
Liitteet CV, hakemus, todistukset, portfolio
Prosessitiedot hakemuksen saapumisaika, statukset, haastattelu- ja arviointimuistiinpanot, valintapäätökset
Uutiskirjetiedot sähköpostiosoite, nimi (jos annettu), tilaajastatus, liittymis-/peruutusajankohta
Viestinnän toimitustiedot lähetyksen tila, virhe-/toimitustapahtumat (esim. toimitusvirhe, palautus, valitus), aikaleimat
Tekniset lokit IP-osoite, aikaleimat lomakkeen lähetyksistä ja peruutuksista


6 Tietolähteet

Tiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään Pioneerit Groupin ja Duunitori Oy:n sähköisillä työnhakulomakkeilla sekä uutiskirjelomakkeilla.

Mikäli liityt uutiskirjeen tilaajaksi työnhakulomakkeella valintaruudun avulla, siirrämme sähköpostiosoitteesi (ja nimen, jos annettu) uutiskirjeen hallintaan käytettävään toiminnallisuuteen vain uutiskirjeen lähettämistä ja tilauksen hallintaa varten.

Uutiskirjeen tilaaminen on vapaaehtoista eikä vaikuta hakemuksen käsittelyyn.

Lisäksi voimme saada rekisteröidyn suostumuksella tai lain sallimissa rajoissa tietoja ulkopuolisista lähteistä (esim. suosittelijat, julkiset profiilit).

Viestinnän toimitustiedot voivat muodostua viestien välitykseen käytettävän palvelun tapahtumatiedoista.


7 Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Vastaanottajaryhmä Rooli
Pioneerit Groupin rekrytointi- ja HR-henkilöstö Rekisterinpitäjän työntekijöitä (pääsy työtehtävien perusteella)
Webhotellipalvelu Käsittelijä (GDPR 28) – verkkosivun ja tietokannan ylläpito sekä varmuuskopiointi
Sähköpostiviestinnän palveluntarjoaja Käsittelijä (GDPR 28) – viestien lähetys ja välitys sekä toimitustapahtumien käsittely
Muut rekrytointiprosessissa käytettävät palveluntarjoajat (tarvittaessa) Käsittelijä (GDPR 28) – esim. järjestelmä- ja tukipalvelut
Asiakasyritykset (osaajaprofiili) Saavat osaajaprofiilin tiedot vain antamasi suostumuksen perusteella; asiakas toimii tietojen saatuaan itsenäisenä rekisterinpitäjänä
Viranomaiset Lakiin perustuvissa pyynnöissä

Lisätietoja käytetyistä palveluntarjoajista ja mahdollisista alikäsittelijöistä saa pyytämällä kohdassa 2 mainitulta yhteyshenkilöltä.


8 Tietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Pääsääntöisesti tietoja käsitellään EU/ETA-alueella.

Mikäli tietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle (esimerkiksi jonkin palveluntarjoajan käytön yhteydessä), huolehdimme siirtojen lainmukaisuudesta käyttämällä EU-komission mallisopimuslausekkeita (SCC) ja tarvittavia lisäsuojatoimia.


9 Säilytysaika

Kokonaisuus Säilytysaika
Haettua roolia varten (rekrytointi) enintään 12 kuukautta rekrytointiprosessin päättymisestä (tai viimeistään hakemuksen saapumisesta)
Hakijapankki (suostumuksella) 24 kuukautta suostumuksen antamisesta, ellei suostumusta uusita tai peruuteta aiemmin
Osaajaprofiili (suostumuksella) 24 kuukautta suostumuksen antamisesta, ellei suostumusta uusita tai peruuteta aiemmin
Uutiskirje niin kauan kuin tilaus on voimassa tai kunnes peruutat tilauksen / pyydät poistamista
Tekniset lokit ja toimitustiedot enintään 12 kuukautta, ellei pidempi säilytys ole tarpeen virhetilanteiden selvittämiseksi, tietoturvan varmistamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden vuoksi
Estolistat (toimitusvarmuus/peruutukset) niin kauan kuin se on tarpeen, jotta viestejä ei lähetetä osoitteisiin, joihin ei tule lähettää

Voimme säilyttää tietoja pidempään, jos se on tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.


10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • saada pääsy tietoihinsa (tarkastusoikeus)

  • oikaista virheelliset tiedot

  • poistaa tiedot (”oikeus tulla unohdetuksi”) soveltuvin osin

  • rajoittaa käsittelyä

  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen soveltuvin osin

  • vastustaa käsittelyä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun

  • peruuttaa suostumus milloin tahansa (hakijapankki, osaajaprofiili, uutiskirje)

Pyynnöt osoitetaan kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Voimme pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi.

Pyrimme vastaamaan pyyntöihin viivytyksettä, viimeistään 1 kuukauden kuluessa.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi


11 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme tee automatisoituja yksittäispäätöksiä GDPR 22 artiklan tarkoittamalla tavalla.


12 Tietoturva

Suojaamme henkilötietoja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimin.

Käytämme tyypillisesti mm. käyttöoikeuksien hallintaa, lokitusta, varmuuskopiointia ja tietoliikenteen suojausta sekä rajaamme pääsyn tietoihin työtehtävien perusteella.

Viimeksi päivitetty: 17.2.202