Tietosuojaseloste / Rekisteriseloste – Työnhakijarekisteri
1 Rekisterinpitäjä
Pioneerit Group Oy (Y-tunnus 3437408-6)
Vallikallionkatu 7, 02760 Espoo, Suomi
info(at)pioneerit.fi | 050 550 9310
2 Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Juhani Kulmala | juhani.kulmala(at)pioneerit.fi | 050 550 9310
3 Rekisterin nimi
Työnhakijarekisteri
4 Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet
| Tarkoitus | Oikeusperuste |
|---|---|
| Hakemusten vastaanotto, käsittely ja soveltuvuuden arviointi Pioneerit Groupille tai sen asiakasyrityksille (ml. statukset kuten soitettu, haastateltu) | GDPR 6(1)(b) – sopimuksen/työsuhteen valmistelu ja täytäntöönpano |
| Hakijan osaamisen ja soveltuvuuden arviointi sekä luokittelu rekrytointia varten (esim. osaamis-/ammattialatagit) | GDPR 6(1)(b) silloin kun käsittely liittyy tiettyyn hakuun/tehtävään |
| Hakijapankki (tulevat rekrytoinnit) | GDPR 6(1)(a) – suostumus |
| Osaajaprofiilin esittely asiakasyrityksille (”osaajaprofiili”) | GDPR 6(1)(a) – erillinen suostumus |
4.1 Tietojen antamisen välttämättömyys
Joidenkin tietojen (kuten nimi, yhteystiedot) antaminen on välttämätöntä hakemuksen käsittelemiseksi. Ilman näitä tietoja emme voi käsitellä hakemusta.
4.2 Tilastointi ja raportointi
Teemme rekrytoinneista tilastointia koontitasolla (esim. hakemusten kokonaismäärä/kk). Raportointi ei sisällä henkilötietoja eikä siitä voi tunnistaa yksittäisiä henkilöitä.
4.3 Hakijapankki (suostumuksella)
Hakijapankkiin tallennamme tietosi vain nimenomaisella suostumuksellasi tulevia työmahdollisuuksia varten. Hakijapankkiin tallennettavia tietoja voivat olla mm. yhteystiedot, koulutus ja työhistoria, osaamiset/taidot, CV sekä muut itse toimittamasi tiedot. Voit perua suostumuksesi milloin tahansa (ks. kohta 10).
4.4 Osaajaprofiili (suostumuksella)
Osaajaprofiili tehdään ja sitä esitellään asiakasyrityksille vain nimenomaisella suostumuksellasi työmahdollisuuksien edistämiseksi. Osaajaprofiili voi sisältää seuraavat tiedot: nimi, ammatti/rooli, työkokemus (vuosina), profiilikuva sekä taidot/osaamiset alalta. Voit perua suostumuksen milloin tahansa (ks. kohta 10).
5 Käsiteltävät henkilötietoryhmät
| Ryhmä | Esimerkkejä |
|---|---|
| Perustiedot | nimi, puhelin, sähköposti, osoite |
| Taustatiedot | koulutus, työhistoria, osaaminen/taidot, kielitaito, palkkatoive, toivottu aloitusajankohta |
| Tehtäväkohtaiset lisätiedot | ajokorttiluokka, pätevyydet, portfolio-linkki, videovastaukset (jos lomakkeessa kysytty) |
| Visuaalinen aineisto (osaajaprofiilia varten) | profiilikuva |
| Liitteet | CV, hakemus, todistukset, portfolio |
| Prosessitiedot | hakemuksen saapumisaika, statukset (esim. soitettu/haastateltu), haastattelu- ja arviointimuistiinpanot, valintapäätökset |
| Tekniset lokit | IP-osoite, aikaleimat lomakkeen lähetyksestä |
Erityiset henkilötiedot: emme kerää arkaluonteisia tietoja (kuten terveystietoja) ilman nimenomaista suostumusta, emmekä käsittele rikostuomioihin liittyviä tietoja, ellei laki sitä edellytä.
6 Tietolähteet
Tiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään Pioneerit Groupin ja Duunitori Oy:n sähköisillä työnhakulomakkeilla. Lisäksi voimme rekisteröidyn suostumuksella tai lain sallimissa rajoissa saada tietoja ulkopuolisista lähteistä, kuten suosittelijoilta, julkisista profiileista (esim. LinkedIn) ja liitteistä. Mikäli saamme tietoja muualta kuin sinulta, informoimme tietojen alkuperästä viimeistään kuukauden kuluessa, tai viimeistään ensimmäisen yhteydenoton/yhteistyön yhteydessä.
Hakijapankki ja osaajaprofiili: tallennamme näihin vain lomakkeella tai henkilökohtaisesti (esim. puhelussa/haastattelussa) antamiasi tietoja suostumuksellasi.
7 Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät
| Vastaanottajaryhmä | Rooli |
|---|---|
| Pioneerit Groupin rekrytointi- ja HR-henkilöstö | Rekisterinpitäjän työntekijöitä |
| Webhotellipalvelu | Käsittelijä (GDPR 28) – verkkosivun, tietokannan ja hakemusliitteiden ylläpito sekä varmuuskopiointi. Palvelinsijainti: EU/ETA. |
| Sähköpostin välitys | Käsittelijä (GDPR 28) – hakijaviestien lähetys. |
| Asiakasyritykset (osaajaprofiili) | Saavat osaajaprofiilin tiedot (nimi, ammatti, työkokemus tiivistettynä, profiilikuva, taidot) vain antamasi suostumuksen perusteella rekrytointia varten. Asiakas toimii tietojen saatuaan itsenäisenä rekisterinpitäjänä omassa käsittelyssään. |
| Viranomaiset | Lakiin perustuvissa pyynnöissä |
8 Tietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Tällä hetkellä tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli siirtoja tehdään jatkossa (esim. pilvipalvelu USA:ssa), käytämme EU-komission mallisopimuslausekkeita (SCC) ja tarvittavia lisäsuojatoimia. Ilmoitamme siirroista ennen niiden aloittamista.
9 Säilytysaika
Haettua roolia varten: Jatkuvissa hauissa käsittelemme ja säilytämme hakemustasi haettuun rooliin enintään 12 kuukautta hakemuksen saapumisesta, mikäli työtehtävän täyttäminen sitä vaatii.
Hakijapankki (suostumuksella): jos annat suostumuksen, säilytämme hakijapankin tiedot 24 kuukautta suostumuksen antamisesta.
Osaajaprofiili (suostumuksella): jos annat suostumuksen, säilytämme osaajaprofiilin tiedot (nimi, ammatti, työkokemus, profiilikuva, taidot) 24 kuukautta suostumuksen antamisesta.
Tekniset lokit: säilytetään 12 kuukautta.
10 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
– saada pääsy tietoihinsa (tarkastusoikeus)
– oikaista virheelliset tiedot
– poistaa tiedot (”oikeus tulla unohdetuksi”)
– rajoittaa käsittelyä
– siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
– peruuttaa suostumus milloin tahansa (hakijapankki ja osaajaprofiilin esittely)
Pyrimme vastaamaan pyyntöihin viivytyksettä, viimeistään 1 kuukauden kuluessa.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi.
Pyynnöt osoitetaan kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Suostumusten peruminen: voit perua hakijapankin ja/tai osaajaprofiilin suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä kohdassa 2 mainittuun yhteyshenkilöön. Peruminen ei vaikuta ennen perumista tehtyyn käsittelyyn.
11 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme tee automatisoituja yksittäispäätöksiä GDPR 22 artiklan tarkoittamalla tavalla. Voimme käyttää rekrytoinnin tukena kevyttä profilointia (esim. osaamisluokittelu tai soveltuvuuspisteet), mutta päätökset eivät perustu yksin automaattiseen käsittelyyn.
12 Tietoturvan periaatteet
– Salatut yhteydet (TLS/HTTPS)
– Roolipohjaiset käyttöoikeudet ja monivaiheinen tunnistautuminen (MFA)
– Palvelimet valvotuissa EU-alueen konesaleissa
– Säännöllinen varmuuskopiointi ja palautustestit
13 Evästeet ja lokitiedot
Pioneerit Groupin sivustot käyttävät evästeitä sivuston toiminnan, hakemuslomakkeiden ja analytiikan mahdollistamiseksi. Tarkempi evästeluettelo ja suostumuksen hallinta löytyvät evästebannerin ”Evästeasetukset”-linkistä ja erillisestä evästekäytännöstä.
14 Selosteen saatavuus ja muutokset
Tämä tietosuojaseloste on saatavilla osoitteessa www.pioneerit.fi/tietosuoja sekä linkitettynä jokaiseen työnhakulomakkeeseen. Päivitämme selostetta tarpeen mukaan ja ilmoitamme olennaisista muutoksista verkkosivustollamme.
Viimeksi päivitetty: 16.9.2025