1 Rekisterinpitäjä

Pioneerit Group Ky (Y-tunnus 3437408-6)
Vallikallionkatu 7, 02760 Espoo, Suomi

juhani.kulmala(at)pioneerit.fi | 050 550 9310

2 Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Juhani Kulmala
juhani.kulmala(at)pioneerit.fi | 050 550 9310

3 Rekisterin nimi

Rekrytointi-, Tekijäreservi- ja uutiskirjerekisteri

Rekisteri koostuu kolmesta erillisestä tietokokonaisuudesta:

• Rekrytointitiedot
  (työnhakijoiden hakemukset ja rekrytointiprosessin tiedot)
• Tekijäreservi-tiedot
  (suostumukseen perustuvat tekijäprofiilit, asiakasyritysten käyttäjätilit sekä palvelun käyttöön liittyvät tiedot)
• Uutiskirjeen tilaajatiedot
  (uutiskirjeen tilaus- ja peruutustiedot)

Uutiskirjeen tilaaminen on vapaaehtoista eikä vaikuta hakemuksen tai Tekijäreservi-profiilin käsittelyyn.

4 Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Tarkoitus	Oikeusperuste
Hakemusten vastaanotto ja käsittely, yhteydenpito hakijaan, haastattelujen järjestäminen ja valintapäätösten tekeminen	GDPR 6(1)(b) – sopimusta edeltävät toimet ja/tai GDPR 6(1)(f) – oikeutettu etu
Hakijan osaamisen ja soveltuvuuden arviointi sekä rekrytointiprosessin hallinta	GDPR 6(1)(f) – oikeutettu etu
Hakijapankki tulevia rekrytointeja varten	GDPR 6(1)(a) – suostumus
Tekijäprofiilin luominen, ylläpito ja esittely Tekijäreservissä	GDPR 6(1)(a) – suostumus
Tekijäreservin asiakastilien luominen, pääsynhallinta, asiakassuhteen hoito ja palvelun käyttö	GDPR 6(1)(f) – oikeutettu etu ja tarvittaessa GDPR 6(1)(b)
Tekijäpyyntöjen, valintalistojen, suosikkien, arviointien ja muun palvelun käytön hallinta	GDPR 6(1)(f) – oikeutettu etu ja/tai GDPR 6(1)(b)
AI-avusteinen haku ja vertailun tuki, jos ominaisuus on käytössä	GDPR 6(1)(f) – oikeutettu etu
Uutiskirjeen tilausten hallinta ja viestien lähettäminen	GDPR 6(1)(a) – suostumus
Tietoturvan varmistaminen, väärinkäytösten estäminen ja tekninen ylläpito	GDPR 6(1)(f) – oikeutettu etu
Oikeudellisten vaateiden käsittely ja puolustaminen	GDPR 6(1)(f) – oikeutettu etu ja/tai GDPR 6(1)(c) – lakisääteinen velvoite

4.1 Tietojen antamisen välttämättömyys

Joidenkin tietojen, kuten nimen ja yhteystietojen, antaminen on välttämätöntä hakemuksen käsittelemiseksi, Tekijäreservi-profiilin luomiseksi tai asiakastilin ja tekijäpyyntöjen käsittelemiseksi.

Uutiskirjeen toimittaminen edellyttää vähintään sähköpostiosoitetta.

4.2 Erityiset henkilötietoryhmät

Pyydämme välttämään erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen, kuten terveystietojen, toimittamista, ellei niitä ole erikseen pyydetty.

Jos tällaisia tietoja kuitenkin annetaan ja niiden käsittely on välttämätöntä, käsittelemme niitä vain soveltuvan lainsäädännön mukaisella perusteella ja vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen.

4.3 Oikeutettu etu

Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, perusteena on rekrytointiprosessin ja Tekijäreservi-palvelun toteuttaminen, asiakassuhteen hoitaminen, tietoturvan varmistaminen sekä väärinkäytösten ehkäisy ja selvittäminen.

5 Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Ryhmä	Esimerkkejä
Perus- ja yhteystiedot	nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite
Rekrytointiin liittyvät tiedot	koulutus, työhistoria, osaaminen, pätevyydet, liitteet, hakemustiedot
Tekijäreservi-profiilitiedot	profiilin näkyvät tiedot, kuten nimi, kuva, osaaminen, roolit, sijainti, kokemus ja arviointitiedot
Tekijäreservin sisäiset tiedot	profiilin hallintaan, tunnistamiseen ja säilytykseen liittyvät sisäiset tiedot
Asiakastilin tiedot	käyttäjätilin ja yrityksen perustiedot, kirjautumiseen ja hyväksyntään liittyvät tiedot
Palvelun käyttötiedot	valintalistat, suosikit, tekijäpyynnöt, arvioinnit ja muut asiointitiedot
Uutiskirjetiedot	tilaamiseen ja perumiseen liittyvät tiedot
Tekniset tiedot	IP-osoite, aikaleimat, istunto- ja lokitiedot sekä muut tietoturvan kannalta tarpeelliset tekniset tiedot

6 Tietolähteet

Tiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään sähköisillä lomakkeilla, suostumuslomakkeella, asiakasrekisteröitymisen yhteydessä, sähköpostitse, puhelimitse ja muun asioinnin yhteydessä.

Lisäksi tietoja voi muodostua palvelun käytön yhteydessä, kuten valintalistojen, tekijäpyyntöjen, arviointien ja teknisten tapahtumien perusteella.

Voimme saada tietoja myös rekisteröidyn suostumuksella tai lain sallimissa rajoissa ulkopuolisista lähteistä, kuten suosittelijoilta tai julkisista profiileista.

7 Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Vastaanottajaryhmä	Rooli
Pioneerit Groupin rekrytointi-, HR- ja ylläpitohenkilöstö	Rekisterinpitäjän työntekijöitä, joilla on pääsy tietoihin työtehtävien perusteella
Webhotelli- ja tekniset palveluntarjoajat	Käsittelijöitä (GDPR 28)
Sähköpostiviestinnän palveluntarjoaja	Käsittelijä (GDPR 28)
Muut järjestelmä- ja tukipalveluntarjoajat, mukaan lukien mahdollinen AI-palveluntarjoaja	Käsittelijöitä tai teknisiä palveluntarjoajia tarpeen mukaan
Asiakasyritykset Tekijäreservissä	Saavat näkyviin vain Tekijäreservi-profiilin esittelyyn tarkoitetut tiedot suostumuksen perusteella; asiakas toimii tiedot saatuaan itsenäisenä rekisterinpitäjänä
Viranomaiset	Lakiin perustuvissa pyynnöissä

Lisätietoja käytetyistä palveluntarjoajista saa pyytämällä kohdassa 2 mainitulta yhteyshenkilöltä.

8 Tietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Pääsääntöisesti tietoja käsitellään EU/ETA-alueella.

Jos henkilötietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, käytämme kulloinkin soveltuvaa lainmukaista siirtoperustetta, kuten Euroopan komission riittävyyspäätöstä tai vakiosopimuslausekkeita, ja arvioimme tarvittavat lisäsuojatoimet tapauskohtaisesti.

9 Säilytysaika

Kokonaisuus	Säilytysaika
Haettua roolia varten toimitetut rekrytointitiedot	enintään 12 kuukautta rekrytointiprosessin päättymisestä tai hakemuksen saapumisesta
Hakijapankki	24 kuukautta suostumuksen antamisesta, ellei suostumusta uusita tai peruuteta aiemmin
Tekijäreservi-profiili	pääsääntöisesti enintään 3 vuotta viimeisestä tarkastuksesta tai päivityksestä; tämän jälkeen profiili voidaan poistaa järjestelmästä kohtuullisen viiveajan jälkeen
Tekijäreservin asiakastilit	niin kauan kuin tili on aktiivinen ja tietoja tarvitaan asiakassuhteen hoitamiseen
Tekijäpyynnöt, arvioinnit ja muut palvelun käyttötiedot	niin kauan kuin se on tarpeen palvelun toteuttamiseksi, laadun varmistamiseksi ja mahdollisten oikeusvaateiden käsittelemiseksi
Uutiskirjetiedot	niin kauan kuin tilaus on voimassa tai kunnes peruutat tilauksen
Tekniset loki- ja tietoturvatiedot	vain niin kauan kuin se on tarpeen tietoturvan, teknisen toimivuuden ja väärinkäytösten selvittämisen kannalta

Voimme säilyttää tietoja pidempään, jos se on tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• saada pääsy tietoihinsa
• oikaista virheelliset tiedot
• poistaa tiedot soveltuvin osin
• rajoittaa käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen soveltuvin osin
• vastustaa käsittelyä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun
• peruuttaa suostumus milloin tahansa silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen

Pyynnöt osoitetaan kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Voimme pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi. Pyrimme vastaamaan pyyntöihin viivytyksettä, viimeistään 1 kuukauden kuluessa.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi

11 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme tee automatisoituja yksittäispäätöksiä GDPR 22 artiklan tarkoittamalla tavalla.

Jos palvelussa käytetään AI-avusteisia toimintoja, niitä käytetään päätöksenteon tukena. Lopullisen arvioinnin ja valinnan tekee aina ihminen.

12 Tietoturva

Suojaamme henkilötietoja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimin.

Käytämme muun muassa käyttöoikeuksien hallintaa, pääsyn rajaamista, tietoliikenteen suojausta, lokitusta, varmuuskopiointia sekä muita tietoturvatoimia, jotka ovat tarpeen henkilötietojen suojaamiseksi.

Tekijäreservin profiileihin pääsyä on rajoitettu, eikä niitä ole tarkoitettu julkiseen hakukonenäkyvyyteen.

Viimeksi päivitetty: 11.3.2026